广州市政府电子公文与信息交换暂行办法
广东省广州市人民政府办公厅
穗府办[2005]15号
印发《广州市政府电子公文与信息交换暂行办法》的通知
各区、县级市人民政府，市政府各部门、各直属机构：
现将《广州市政府电子公文与信息交换暂行办法》印发给你们，请遵照执行。
附件：1．广州市电子公文与信息交换系统使用单位注册申请表(机关、事业单位用)
2．广州市电子公文与信息交换系统使用单位注册申请表(企业、其他单位用)
3．广州市电子公文与信息交换系统使用单位名称变更申请表
4．广州市电子公文与信息交换系统使用单位注销登记表
5．电子印章制作申请表
广州市政府电子公文与信息交换暂行办法
第一章 总 则
第一条 广州市政府电子公文与信息交换系统(以下简称交换系统)，是运行在广州市电子政务内网上，供广州市政府、市政府各职能部门和区、县级市政府及其他经批准参加交换的单位进行电子公文与信息交换的计算机应用平台。为使电子公文与信息交换做到安全、保密、准确、及时，根据《印发广州市电子公文和信息交换管理试行规定的通知》(穗府办[2004]10号)，制定本办法。
第二条 本办法适用于广州市政府、市政府各职能部门和区和县级市政府及其他经批准参加交换的单位(以下简称使用单位)，和各使用单位的电子公文与信息交换系统使用人员(以下简称使用人员)。
第二章 交换内容
第三条 在交换系统中交换的内容为使用单位的电子公文与信息等。
第四条 下列文件、信息暂不在交换系统中进行交换：
(一)密级(秘密以上)文件；
(二)急件，特急件；
(三)私人信件等与工作无关的电子文件和信息。
第三章 管理机构
第五条 市府办公厅负责指导、检查和督促各使用单位的电子公文和信息交换工作。
第六条 市府办公厅政务信息中心负责电子公文与信息交换管理和维护的具体工作。其职责如下：
(一)受理交换系统中单位注册、名称变更、撤销等相关申请，办理相应审批手续；
(二)制定电子公文与信息交换的具体工作规范及制度；
(三)征询各使用单位的意见和建议，研究、协调解决各使用单位在电子公文与信息交换中出现的问题，并提出处理意见；
(四)组织各使用单位系统管理员和用户进行系统使用知识的培训等工作；
(五)组织和提供电子公文与信息交换的软件和必要的技术支持；
(六)负责交换系统的运行、维护和日常管理工作。
第七条 各使用单位相互之间在电子公文与信息交换过程中出现的问题，由相关单位自行协商解决，协商后仍不能解决的，可转交市府办公厅协调解决。
第四章 使用单位
第八条 凡需要使用交换系统的单位，应向市府办公厅提出书面申请(政务信息中心承办)。机关、事业单位需提交单位成立的编办批文；企业及其他单位需经上级土管单位签署意见。经审核批准后方可办理注册手续并取得其系统管理员帐号和密码。
第九条 因以下情况而需要在交换系统中变更使用单位有关资料的，应向市府办公厅提出书面申请，并办理相关手续：
(一)使用单位名称变更的，在交换系统中应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新使用单位的系统管理员及用户名单；
(二)使用单位被撤销的，在交换系统中应办理注销手续。即在交换系统中删除该单位名称，注销该单位电子印章和用户，并将交换系统中的相关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理；
(三)使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位的名称，则该名称作为合并后的使用单位名称在交换系统中保留，被合并的使用单位按本条第二款办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称，则按本办法第八条办理注册手续，合并前在交换系统中所使用的相关单位名称按本条第二款办理注销手续。
第十条 各使用单位应按照交换系统统一配置的要求，结合本单位实际情况，保证提供交换工作所需的设备和工作环境。
第五章 使用人员
第十一条 交换系统使用人员必须是政治可靠，保密观念、责任心和组织纪律性强的在编干部。
第十二条 各使用单位的系统管理员是负责开设本单位用户帐号和维护交换系统配套工具的使用人员，由具有较高计算机知识水平和操作能力的在编干部担任。
第十三条 交换系统中各使用单位的系统管理员负责按规范开设用户帐号和设定初始密码，并根据使用人员的工作职责合理分配角色和权限，报市府办公厅备案。
第十四条 交换系统中的所有使用人员要自觉遵守交换系统运行中相关的规章制度，按照自己的权限，认真完成本人在交换系统中所承担的工作。
第十五条 交换系统中的使用人员帐号应保证一人一号，密码由本人保管。用户取得帐号和初始密码后应立即修改密码，若忘记密码应向本单位系统管理员提出申请，恢复初始密码。
第十六条 为使用系统的短信通知功能，用户应在本人帐号的个人资料上登记自己的手机号码，供接收交换系统的短信提醒之用。如手机换号应及时更换资料。
第十七条 未经本单位负责人同意，无关人员不得使用交换系统用户的帐号和密码登录交换系统。
第六章 电子印章的使用和管理
第十八条 电子印章包括盖章用的签名印章和用于打印的验证印章。签名印章作为电子印章的主体，盖章后的电子公文具有法律效力；验证印章是电子印章的重要组成部分，供打印时验证电子公文中签名印章的有效性。通过验证并按规定方式打印而成的纸制公文具有法律效力。
第十九条 电子印章的制作式样和标准，按国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发(1999)25号)执行。
第二十条 交换系统中各使用单位电子印章的制作、变更或销毁统一由市府办公厅负责，市府办公厅政务信息中心负责具体工作。
第二十一条 各使用单位需要制作、变更或销毁本单位电子印章的，由本单位提出书面申请，经本单位负责人同意并签字后，送市府办公厅秘书处办理报批审核手续。经市府办公厅领导批准同意后方可办理。
第二十二条 电子印章的制作、变更或销毁需在电子印章服务器上安装加密器件，该加密器件由市府办公厅秘书处保密室负责管理。
第二十三条 制作、变更或销毁电子印章时，市府办公厅秘书处保密室、市府办公厅政务信息中心和公章所属单位相关人员必须同时在场。
第二十四条 各使用单位的签名印章应等同于实物印章管理，必须由负责保密工作的处室指定专人保管和使用。签名印章的载体和密码可由两人或两人以上分别保管。
第二十五条 电子印章由于损坏、遗失等原因造成不能使用需要换领或补发时，用章单位须出具书面证明，并按第二十条、二十二条的规定办理手续。若属损坏，则需要将旧电子印章交市府办公厅保密室销毁。因单位名称变更、撤销、合并等原因而需要在交换系统中变更资料的，必须将旧电子印章交回市府办公厅保密室处理，并按第二十条、二十二条的规定办理手续。
第二十六条 各使用单位应按照国务院国发[1999)25号文件规定，参照本办法制定本单位电子印章的管理使用办法。
第七章 电子公文的发送
第二十七条 在交换系统中交换的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。所交换的电子公文正文必须是不可更改的CEB格式。
第二十八条 公文若带有不方便进行电子化处理的附件(如：书籍、图纸等)，暂按纸质公文交换的方式进行交换。同时，将公文正文以电子公文形式进行交换。
第二十九条 电子公文的发送由电子公文制作、电子公文盖章、电子公文发送三个必要环节组成，可由一个或多个工作人员负责。
第三十条 各使用单位每日(节假日除外)下午3时前发送的电子公文视为当日交换公文。若有特殊情况，收文单位需要发文单位在上述时间以外发送当日电子公文，收文单位应事先通知发文单位，明确发送时间。
第三十一条 在发送电子公文时，必须选择公文的主送、抄送单位，并设置允许接收单位打印的份数。
第三十二条 在交换系统中完成发送电子公文操作的时间为电子公文的发送时间。
第八章 电子公文的接收
第三十三条 各使用单位应按时接收电子公文。每日(节假日除外)下午3时以前接收的电子公文视为收文单位当日收文。
若有特殊情况，发文单位需要收文单位在上述时间以外接收当日电子公文，发文单位应事先通知接收单位，明确接收时间。
第三十四条 接收电子公文时，必须认真核对，确认无误后方可进行打印和脱密下载操作，否则应予以退回。
第三十五条 电子公文打印必须由持有验证公章的交换人员进行，并按常规收文进行登记。
第三十六条 脱密下载后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质公文的管理办法处理。
第三十七条 首次进行电子公文打印或脱密下载，及通过交换系统接口从交换系统中读取电子公文进入收文单位办公系统的时间为电子公文的接收时间。
第三十八条 电子公文接收失败时(包括打印、脱密下载和通过系统接口直接读取)，收文单位应及时向发文单位提出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数。
第九章 信息交换
第三十九条 交换系统中的信息主要包括工作动态、请求办理的事项、专题、向市府办公厅报送的政务信息、刊物等。
第四十条 交换的信息内容遵循“谁交换，谁负责”的原则，要求内容准确、翔实、时效性强。
第四十一条 各使用单位应在每年二月底前或根据工作实际情况安排时间，将上年的工作总结和本年的工作计划分别上载到交换系统中，在工作动态栏目中发布；每月十日前或根据工作实际情况安排时间，将上月的工作完成情况和本月的工作安排分别上载到交换系统中，在工作动态栏目中发布。
第四十二条 请求办理事项的请求方是交换系统中具有相关权限的用户。请求方在发送请求前，必须将要求对方办理的事项内容填写清楚。如有时限要求，应设定办理时限。办理方收到办理事项请求后，应在办理期限内及时办理，并作出相应的回复，若不能按时完成，应及时向请求方说明原因。
第四十三条 专题报告主要是用于各使用单位向上级领导报送专题信息。专题信息的报送时间、内容和范围由报送单位自行确定。
第四十四条 各使用单位在交换系统中向市府办公厅报送政务信息的办法，参照《印发（广州市人民政府政务信息工作管理规定)》(穗府[2003]2号)执行。联合报送的信息，主报单位发送前要注明联合报送单位的名称和作者。报送的信息如属于修改稿或约稿的，报送单位应在标题栏中特别注明。
第四十五条 各使用单位应在交换系统中编辑和发布本单位所出版的刊物，逐步减少纸质刊物的出版发行。刊物的发行范围可通过交换系统中设置读者范围，由刊物出版发行单位自行设定。
第十章 应急处理
第四十六条 当交换系统出现故障，引起电子公文与信息无法在电子政务内网进行正常交换时，应及时通知市府办公厅(政务信息中心承办)。由市府办公厅尽快组织有关单位查明原因，排除故障，并在24小时内作出响应。
第四十七条 若24小时内仍未排除故障，造成交换系统不能正常运行时，由市府办公厅提出解决办法，并以纸质书面的方式通知各使用单位，保障公文与信息交换工作的正常进行。
第十一章 附 则
第四十八条 本办法由市府办公厅制定并解释。
第四十九条 本办法自二OO五年四月二十二日起施行。
附件1
广州市电子公文与信息交换系统使用单位注册申请表
(机关、事业单位用)
单位全称
单位简称
联系人
联系电话
注
册
申
请
单
位
意
见
(单位盖章)
单位负责人签名； 日期： 年 月 日
审
批
单
位
意
见
(单位盖章)
单位负责人签名： 日期： 年 月 日
说明：1、注册申请单位填写除“审批单位意见”外的所有项；
2、“单位全称”直接作为在交换系统中的注册单位名；
3、办理注册申请需附上该单位成立的市编委办批文；
4、使用单位注册申请应同时填写《电子印章制作申请表》，办理电子印章制作申请手续；
5、注册审批手续完成后，3个工作日内将单位管理员帐号及初始密码回复申请单位
附件2
广州市电子公文与信息交换系统使用单位注册申请表
(企业、其他单位用)
编号NO：
单位全称
单位简称
联系人
联系电话
申
请
单
位
意
见
(单位盖章)
单位负责人签名： 日期： 年 月 日
主
管
单
位
意
见
(单位盖章)
单位负责人签名： 日期： 年 月 日
审
批
单
位
意
见
(单位盖章)
单位负责人签名： 日期： 年 月 日
说明：1、注册申请单位填写除“审批单位意见”，“主管单位意见”外的所有项；
2、“单位全称”直接作为在交换系统中的注册单位名；
3、使用单位注册申请应同时填写《电子印章制作申请表》，办理电子印章制作申请手续；
4、注册审批手续完成后，3个工作日内将单位管理员帐号及初始密码回复申请单位。
附件3
广州市电子公文与信息交换系统使用单位名称变更申请表
编号NO：
更名后单位全称
更名后单位简称
更名前单位全称
联系人
联系电话
更
名
申
请
单
位
意
见
(单位盖章)
单位负责人签名： 日期： 年 月 日
审
批
单
位
意
见
(单位盖章)
单位负责人签名： 日期： 年 月 日
说明：1、更名申请单位填写除“审批单位意见”外的所有项；
2、“更名后单位全称”作为在交换系统中更名后的注册单位名；
3、使用单位更名申请应同时填写《电子印章制作申请表》，办理电子印章制作申请手续；
4、使用单位更名后，单位管理员帐号不变。
附件4
广州市电子公文与信息交换系统使用单位注销登记表
编号NO：
注销单位名称
注销后文件移交单位名称
联系人
联系电话
注
销
原
因
及
申
请
单
位
意
见
(单位盖章)
单位负责人签名： 日期： 年 月 日
审
批
单
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中国银行关于进一步加强存款单（证）管理的通知
中国银行
中国银行关于进一步加强存款单（证）管理的通知
中国银行
各省、自治区、直辖市分行，计划单列市、经济特区分行，沈阳市、长春市、哈尔滨市、南京市、武汉市、广州市、成都市、西安市、杭州市、济南、浦东分行，总行营业部：
针对近年来我行系统发生多起与存款有价单证和空白重要凭证有关的被抢、被盗、诈骗、遗失等案件和事故，总行先后下发了《中国银行人民币储蓄业务会计出纳核算制度》〔（88）中财字第518号〕、《中国银行储蓄网点管理暂行办法》〔（89）中综字第30号〕、《中国银
行个人本、外币存款事后监督管理办法》〔（90）中综字第170号〕、《关于转发人民银行〈关于执行《储蓄管理条例》的若干规定〉的函》〔中银综（1993）8号〕、《中国银行储蓄业务单人收付操作管理试行办法》〔中银综（1993）190号〕、《中国银行储蓄定期存款
存单抵押小额人民币贷款办法》〔中银综（1993）102号〕、《关于加强储蓄定期存款存单抵押小额人民币贷款业务管理的通知》〔中银综（1994）96号〕、《关于销毁已停用的重要空白储蓄单证的通知》〔中银综（1994）133号〕、《关于印发〈中国银行存款有价单
证和空白重要凭证管理办法〉的通知》〔中银综（1995）97号〕、《关于防范假挂失冒领存款案件的通知》〔中银综（1996）2号〕、《关于加强防范伪造存单抵押贷款案的通知》〔中银综（1996）19号〕、《关于加强防范伪造存单和证明书行骗案的通知》〔中银综（1
996）58号〕、《关于立即清查空白重要凭证的通知》〔（96）中电字22号〕等等一系列文件，但仍未杜绝类似事件的发生。为了进一步加强对存款有价单证和空白重要凭证的管理，有效防范有关案件的发生，总行再次明确以下几点：
一、各分行一律不得用储蓄定期存单代替单位定期存单使用。印刷普通定期存单时要在“存单”联上加注“不得转让”和“不得携出或邮出境外”字样，没有加注的，在办理存款时加盖“不得转让”和“不得携出或邮出境外”戳记。
二、对大面额存款应加强专档管理，凡100万元以上的定期存款（包括单位和个人）的存、取应逐笔报主管处长或行长备案，复核人员应重点加强复核。
三、根据我国外汇管理条例的规定，银行不得将客户存单邮寄出境，可作代保管处理。
四、重点做好存单、折领用、保管环节的管理。对存单的领用和保管，要严格按照《中国银行存款有价单证和空白重要凭证管理办法》执行。存单的领用要控制数量，凡业务量较大的所（柜），应增加“小出纳”环节，实行少量、多次领用办法，对存单使用情况每天营业终了要进行严
格核算。对暂时不用的大量存单应盘点封存。对库存要定期清点（至少一个月清点一次），以便及时发现问题。
五、加强对存单抵押贷款的管理。各级行办理存单抵押贷款一定要向开户行进行帐务核实，并请求开户行（系统内和系统外）出具抵押存单不得挂失、不得提前支取的承诺，严格按照有关规定的程序及手续办理，注意防范伪造存单的抵押贷款案件。
六、谨防假挂失。总行在《关于防范假挂失冒领存款案件的通知》中已提出4点要求，根据新的情况再补充强调以下两点：（1）原则上，挂失申请书有关内容必须全部由挂失者本人填写，特殊情况下由柜台工作人员代填的，必须由挂失者本人按手印确认。（2）对委托代办挂失的要
特别注意调查核实。
七、凡是发现伪造存单，应立即扣押，该报案的及时报案，协助公安部门打击诈骗犯罪。
八、严格禁止各种违规吸存行为。不得从事帐外吸存，要严格区分存单与保函的性质，特别是不得利用存单搞任何形式的违规高息吸存。任何人不得开具或指使开具空头存单。任何人有权有责任举报违规吸存行为。各级行应设立举报电话。总行举报电话：（010）66159566
，传真：（010）66159382。
九、各分行要认真落实上述规定，各基层行处要立即组织管理干部和营业人员对上述文件及有关规章制度重新认真学习（总行已着手汇编成册下发各行），增强自觉执行规章制度的意识和法纪观念。各级管理部门要加强稽核检查，对违规操作、明知故犯者，视情节轻重分别给予调离、
下岗、撤职、开除等行政处置和处分；对触犯法律的，要送交司法部门处理。今后，对仍然发生有章不循、明知故犯，造成损失的案件，除了追究当事人的责任外，还要追究上一级主管负责人的管理责任。
特此通知。
1996年9月25日
